A) Definície

Informácia

táto Informácia o spracúvaní osobných údajov dotknutej osoby, a to v súvislosti s používaním SuccessFactors

Nariadenie

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES

ŠAS

Škoda Auto Slovensko s.r.o.,  so sídlom: Sabinovská 6, Bratislava 821 02, Slovenská republika, IČO: 31 347 215, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, Vložka č.: 4775/B

B) Prevádzkovateľ, kontaktné údaje

Prevádzkovateľom je spoločnosť Škoda Auto Slovensko s.r.o., so sídlom: Sabinovská 6, Bratislava 821 02, Slovenská republika, IČO: 31 347 215, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, Vložka č.: 4775/B.

C) Zodpovedná osoba, kontaktné údaje

Prevádzkovateľ určil zodpovednú osobu, ktorou je spoločnosť Algger s.r.o., so sídlom Spartakovská 6832/24, 917 01 Trnava, IČO: 51 002 876, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Trnava, odd: Sro, vložka č. 44509/TŠAS. Zodpovednú osobu je možné kontaktovať emailom na adrese: dpo@skoda-auto.sk alebo písomne na adrese sídla ŠAS s uvedením označenia na obálke „Zodpovedná osoba“.

D) Kategórie dotknutých osôb

Kategorizácia podľa ŠAS

• kmeňoví zamestnanci ŠAS (zamestnanci, s ktorými bola uzavretá pracovná zmluva alebo dohoda o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru)

Kategorizácia podľa koncernu Volkswagen

• zamestnanci

E) Kategórie dotknutých osobných údajov

ŠAS spracúva v rámci jednotlivých modulov Hello Success nasledujúce kategórie osobných údajov:

Modul „Performance Management and Goal Management“ 

Bežné osobné údaje

• identifikačné údaje (napr. titul, meno, priezvisko),
• pracovné kontaktné a organizačné údaje
• údaje týkajúce sa osobnej/pracovnej situácie a charakteristík
• údaje pre dohodu o cieľoch, hodnotenie výkonnosti a individuálny rozvoj

 
Modul „Learning Management System (LMS)“ 

Bežné osobné údaje

• pracovné kontaktné a organizačné údaje (napr. titul, meno, priezvisko),
• súkromné kontaktné a identifikačné údaje
• údaje týkajúce sa osobnej/pracovnej situácie a charakteristík

 
Modul "Document Management System (DMS-SF)"

Bežné osobné údaje

• osobné údaje obsiahnuté v dočasne uložených dokumentoch

Osobitné kategórie osobných údajov

• osobné údaje obsiahnuté v dočasne uložených dokumentoch

 
Modul „Recruiting (REC)“

Bežné osobné údaje

• pracovné a súkromné kontaktné a identifikačné údaje (napr. oslovenie, meno, priezvisko, dátum narodenia, miesto narodenia, adresa trvalého/prechodného bydliska, emailová adresa, telefónne číslo),
• údaje týkajúce sa osobnej situácie a charakteristík, 
• údaje uvedené v online žiadosti (motivačný list, životopis, certifikáty, referencie a pod.)

Osobitné kategórie osobných údajov

• zdravotné údaje (napr. zdravotné postihnutie)[1]

 
Spracúvanie naprieč modulmi

Bežné osobné údaje

• fotografia zamestnanca

--------------------------------------------------------------------------------

[1] Dotknutá osoba má možnosť dobrovoľne zverejniť citlivé osobné údaje (resp. osobitné kategórie osobných údajov) týkajúce sa informácií o zdravotnom postihnutí.

F) Prihlásenie do SuccessFactors

Ak chce dotknutá osoba používať SuccessFactors, musí sa prihlásiť (i) pomocou Volkswagen PKI karty alebo (ii) pomocou svojho Group User ID spolu s Web Services heslom a jednorazovým heslom Group Secure.

Ak sa dotknutá osoba prihlási prostredníctvom Volkswagen PKI karty, jej prihlasovací token sa prenesie na servery skupiny Volkswagen. Ak sa dotknutá osoba prihlási pomocou Group User ID, jej User ID, heslo a jednorazové heslo Group Secure sa prenesú na servery skupiny Volkswagen. Tieto údaje sa spracúvajú na serveroch skupiny Volkswagen na účely autorizácie a kontroly autorizácie.

G) Spracúvanie osobných údajov

Nasledujúci text obsahuje podrobnosti o spracúvaní osobných údajov dotknutej osoby v rámci jednotlivých modulov:

Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM) / Manažment výkonnosti a manažment cieľov“

Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“ obsahuje digitálne mapovanie tém „dosahovanie cieľov“, „hodnotenie výkonnosti“, „celková výkonnostná kategória“, „hodnotenie potenciálu/plánovanie rozvoja“, ako aj „manažment cieľov“ a „priebežná spätná väzba“. Zastrešujúcim cieľom zavedenia týchto funkcií modulu je jednotný, štandardizovaný model postupu pre riešené procesy.

Uvedené funkcie sú plne dostupné pre cieľovú skupinu manažment (MK, OMK a TMK vrátane príslušnej značky a predstavenstva skupiny (Group Board of Management), ako aj pre cieľové skupiny Tarif Plus a AT a.M. spoločností ŠAS a Volkswagen AG. Cieľová skupina Tarif bude môcť využívať uvedené funkcionality s výnimkou tematických oblastí dohody o cieľoch, plnenia cieľov a celkovej kategórie výkonnosti.

V ponuke sú tieto hlavné komponenty:

Manažment cieľov a dohoda o cieľoch (nevzťahuje sa na cieľovú skupinu Tarif)

• Dohoda o cieľoch v pláne cieľov
• Výber strategických cieľov z cieľovej knižnice
• Tvorba individuálnych a tímových cieľov
• Označenie cieľov ako súkromných alebo verejných
• Kaskádovité ciele
• Asistent cieľov pre „inteligentné“ kritériá cieľov
• Celoročné sledovanie a prispôsobovanie cieľov

Hodnotenie a rozvoj

• Ročné hodnotenie (hodnotiaci pohovor), ako aj voliteľné priebežné hodnotenie počas roka (sebahodnotenie, hodnotenie vedúcim pracovníkom a hodnotiaci/priebežný hodnotiaci pohovor).
• Hodnotenie výkonnosti (na základe People Profiles)
• Hodnotenie dosiahnutých cieľov a pridelenie celkovej výkonnostnej kategórie (nevzťahuje sa na cieľovú skupinu Tarif)
• Posúdenie potenciálu a odvodenie rozvojových cieľov a opatrení v pláne rozvoja

Kalibrácia a spätná väzba (pohovor)

• Kalibrácia hodnôt výkonnosti na princípe viacerých očí (predtým porovnávacia diskusia) (s výnimkou cieľových skupín Tarif, Tarif Plus a AT a.M.)
• Pre cieľovú skupinu Tarif, Tarif Plus a AT a.M. sa kalibruje len hodnotenie potenciálu (hodnotenie výkonnostného správania sa nekalibruje)
• Pohovor – spätná väzba vedúceho pracovníka voči zamestnancovi ku konečnému výsledku (vrátane ilustrácie systému)

Priebežná spätná väzba

• Žiadosť o spätnú väzbu
• Poskytnutie spätnej väzby
• Poznámka: žiadosť o spätnú väzbu a tiež poskytnutie spätnej väzby je vždy dobrovoľné (manažér môže získať spätnú väzbu aj za zamestnancov).

Modul „Learning Management System (LMS) / Manažment vzdelávania“

Modul „Learning Management System (LMS)“ obsahuje digitálne mapovanie procesov „kvalifikácia“ a „spätná väzba k vzdelávaniu“ a pozostáva z týchto oblastí:

• Analýza vzdelávacích potrieb a definovanie vzdelávacích tém,
• Poskytovanie a používanie vzdelávacieho obsahu,
• Sociálne vzdelávanie a
• Manažment vzdelávania.

Hlavným cieľom zavedenia funkcií modulu je jednotný, štandardizovaný procesný model pre riešené procesy.

Kvalifikačný proces zahŕňa tieto možnosti prideľovania kvalifikácií ŠAS a iným spoločnostiam:

• samotným účastníkom vzdelávania,
• nadriadeným/zástupcom účastníka vzdelávania
• prostredníctvom vzdelávacej administratívy.

Okrem toho administrátor vzdelávania nadväzuje na školenia vykonávaním (okrem iného) týchto činností: V prvom kroku sa porovnávajú zoznamy účastníkov s cieľom overiť účasť registrovaných účastníkov vzdelávania. V prípade spoplatnených školení sa spustia tiež ďalšie procesy účtovania. Školenie sa ukončí príslušným záznamom v individuálnej histórii vzdelávania účastníka. Je tiež možné generovať príslušné správy (napr. stav rezervácie).

Spätná väzba k vzdelávaniu sa zbiera po kvalifikačných opatreniach a pre prenos vzdelávania po 90 dňoch. Vyhodnotenie spätnej väzby je k dispozícii manažérovi školení na účely zabezpečenia kvality. Nie je možné vyvodiť závery o jednotlivých poskytovateľoch spätnej väzby. Správu o spätnej väzbe je možné vypracovať len vtedy, ak spätnú väzbu vrátilo aspoň 5 účastníkov.

Modul „Document Management System (DMS-SF) / Správa dokumentov“

Modul "Document Management System (DMS-SF)" obsahuje dočasné uloženie dokumentov.

Účel a výhody:

• V rámci používania modulu „Document Management System (DMS-SF)“ ponúka DMS-SF uloženie externých certifikátov o školení pre interných zamestnancov zo strany účastníka vzdelávania. Certifikáty o školení si môže prezerať aj vedúci zamestnanec pre svojich priamo podriadených zamestnancov. Prístup k miestam uloženia dokumentov zamestnancov majú oprávnení HR administrátori.
• Dočasné uloženie dokumentov na prípravu a následné opatrenia v rámci školení, ako sú zoznamy účastníkov, v oblasti prístupnej len správcom LMS a mimo miest na ukladanie dokumentov zamestnancov.

Modul „Recruiting (REC) / Nábor zamestnancov“

Pracovný portál pre zamestnancov skupiny Volkswagen môže dotknutá osoba využívať hneď, ako sa prihlási pomocou svojich prístupových údajov, nato, aby sa dozvedela o voľných pracovných miestach v ŠAS a ostatných zúčastnených spoločnostiach skupiny Volkswagen a mohla sa o ne uchádzať.

Ak sa dotknutá osoba bude uchádzať o zamestnanie v inej spoločnosti skupiny, bude uvedená spoločnosť v nasledovnom výberovom procese vystupovať ako nezávislý prevádzkovateľ. Ďalšie informácie budú dostupné v príslušnom pracovnom inzeráte.

Informácie o spracúvaní osobných údajov dotknutej osoby v súvislosti s používaním Job portálu pre zamestnancov skupiny a interného profilu uchádzača sú dostupné v zásadách ochrany osobných údajov v päte portálu.

Spracúvanie osobných údajov

Osobné údaje, ktoré dotknutá osoba poskytla v rámci svojej žiadosti podanej cez online systém, spracúva a používa ŠAS výlučne na nevyhnutné účely s cieľom zabezpečiť efektívny a správny priebeh konania o žiadosti dotknutej osoby (výberové konanie). To platí aj pre osobné údaje doplnené dotknutou osobou dodatočne, počas priebehu výberového konania, napr. na základe doplňujúcich otázok a následne predložených dokumentov. Online výberové konanie si vyžaduje osobné údaje, ktoré sú potrebné na podanie online žiadosti o zamestnanie. Polia vytvorené na tento účel sú označené ako „povinné polia“. Okrem toho je možné v „nepovinných poliach“, ktoré nie sú označené červeným príznakom, uviesť aj ďalšie dobrovoľné informácie. Niektoré osobné údaje dotknutej osoby sa do žiadosti prenesú z jej interného profilu uchádzača.

Okrem osobných údajov uvedených v časti E) tejto informácie môže ŠAS v závislosti od stavu jednotlivých procesov požadovať aj ďalšie osobné údaje relevantné pre výberové konanie, ak je to potrebné na jeho úspešnú realizáciu.

Dotknutá osoba má možnosť zviditeľniť svoj profil uchádzača na Job portáli len v súvislosti s konkrétnymi žiadosťami o zamestnanie. V rámci žiadosti dotknutej osoby o zamestnanie vo ŠAS tak bude profil dotknutej osoby viditeľný pre náborárov ŠAS, ktorí budú posudzovať túto žiadosť.

Osobné údaje sú prenášané v zašifrovanej podobe.

Spracúvanie naprieč modulmi

Fotografia zamestnanca

Fotografie sa zverejňujú (na dobrovoľnej báze) v celej aplikácii SuccessFactors, napríklad v organizačnej schéme, cieľovej dohode a priebežnej spätnej väzbe, a zahŕňa zobrazenie fotografie všetkým používateľom v systéme.

H) Účel spracúvania osobných údajov

ŠAS spracúva osobné údaje v systéme SuccessFactors v rámci nasledujúcich účelov spracúvania:

• Pracovnoprávne vzťahy
• Preverenie spôsobilosti na výkon vybraných pozícií
• Vzdelávanie a rozvoj ľudských zdrojov
• Uchádzači o zamestnanie - registrácia
• Uchádzači o zamestnanie - výber na pozíciu,

a to na nasledujúce konkrétne ciele a súvislosti vo vzťahu k jednotlivým modulom:

Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“

Účelom spracúvania je hodnotenie výkonnosti, dohoda o cieľoch a plánovanie individuálneho rozvoja, ako aj zhromažďovanie a poskytovanie spätnej väzby (na dobrovoľnom základe).

Modul „Learning Management System (LMS)“

Účelom spracúvania je organizácia kvalifikačných opatrení, ako aj zber a vyhodnocovanie spätnej väzby ku kvalifikačným opatreniam na účely zabezpečenia kvality.

Modul „Document Management System (DMS-SF)“

Účelom spracúvania je uloženie externých certifikátov o školeniach pre interných zamestnancov zo strany účastníka vzdelávania a uloženie dokumentov na prípravu a následné opatrenia v rámci školení pre správcov LMS.

Modul „Recruiting (REC)“

Účelom spracúvania je informovanie dotknutej osoby o voľných pracovných miestach v ŠAS a ostatných zúčastnených spoločnostiach skupiny Volkswagen, aby sa o ne dotknutá osoba mohla uchádzať, zabezpečenie efektívneho a správneho priebehu následného výberového konania a prijatie rozhodnutia o prijatí/neprijatí do zamestnania.

Spracúvanie naprieč modulmi

Účelom spracúvania fotografie zverejnenej dotknutou osobou je podporiť spoluprácu.

I) Právny základ spracúvania osobných údajov

Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“

Spracúvanie osobných údajov v module „Performance Management and Goal Management (PMGM)“ sa uskutočňuje na základe (i) plnenia povinností ŠAS vyplývajúcich z pracovnoprávnych predpisov a predpisov pre oblasť prehlbovania a zvyšovania kvalifikácie zamestnancov podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, (ii) plnenia povinností ŠAS z pracovnej alebo inej zmluvy s dotknutou osobou podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, a (iii) oprávneného záujmu ŠAS a skupiny podnikov Volkswagen na riadnom a efektívnom vykonávaní personálnej agendy a riadení a rozvoji ľudských zdrojov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

Modul „Learning Management System (LMS)“

Spracúvanie osobných údajov v module „Learning Management System (LMS)“ sa uskutočňuje na základe (i) plnenia povinností ŠAS vyplývajúcich z pracovnoprávnych predpisov a predpisov pre oblasť prehlbovania a zvyšovania kvalifikácie zamestnancov podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, (ii) plnenia povinností ŠAS z pracovnej alebo inej zmluvy s dotknutou osobou podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, a (iii) oprávneného záujmu ŠAS a skupiny podnikov Volkswagen na riadnom a efektívnom vykonávaní personálnej agendy a riadení a rozvoji ľudských zdrojov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

Modul "Document Management System (DMS-SF)"

Spracúvanie osobných údajov v module „Document Management System (DMS-SF)“ sa uskutočňuje na základe (i) plnenia povinností ŠAS vyplývajúcich z pracovnoprávnych predpisov podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, (ii) plnenia povinností ŠAS z pracovnej alebo inej zmluvy s dotknutou osobou podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, a (iii) oprávneného záujmu ŠAS a skupiny podnikov Volkswagen na riadnom a efektívnom vykonávaní personálnej agendy a riadení a rozvoji ľudských zdrojov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. V prípade potreby sú spracúvané osobitné kategórie osobných údajov (napr. údaje o zdravotnom stave a spôsobilosti) za dodržania podmienok uvedených v čl. 9 ods. 2 písm. h) Nariadenia.

Modul „Recruiting (REC)“

V rámci žiadosti o zamestnanie spracúva ŠAS osobné údaje predovšetkým na účely vykonania výberového konania a rozhodnutia o vzniku pracovného pomeru na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia. V prípade potreby spracúva ŠAS osobitné kategórie osobných údajov na posúdenie pracovnej spôsobilosti dotknutej osoby na základe čl. 9 ods. 2 písm. h) Nariadenia.

Fotografia zamestnanca

Spracúvanie fotografie dotknutej osoby – zamestnanca sa uskutočňuje na základe oprávneného záujmu ŠAS a skupiny podnikov Volkswagen na riadnom a efektívnom vykonávaní personálnej agendy, riadení a rozvoji ľudských zdrojov a vzájomnej spolupráci podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

J) Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov

Zmluva o spracúvaní osobných údajov

V jednotlivých prípadoch odovzdáva ŠAS osobné údaje dotknutých osôb oprávneným tretím stranám. Spracúvanie osobných údajov v systéme SuccessFactors zabezpečuje pre ŠAS spoločnosť Volkswagen AG ako sprostredkovateľ, a to na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov medzi spoločnosťami ŠAS a Volkswagen AG. Volkswagen AG využíva na spracúvanie osobných údajov služby spoločnosti SAP Deutschland SE & Co. KG., s ktorou má uzavretú samostatnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Osobné údaje dotknutej osoby teda spracúva spoločnosť SAP Deutschland SE & Co. KG. ako (sub)sprostredkovateľ. Osobné údaje dotknutej osoby budú uložené v dátovom centre v Nemecku, so zálohou v Európe.

Okrem toho ŠAS, Volkswagen AG a zúčastnené spoločnosti skupiny Volkswagen využívajú ďalších externých poskytovateľov služieb (tzv. sprostredkovatelia), ktorí majú v každom prípade prístup k údajom v zmluvne vymedzenom rozsahu. Patria k nim napr.

• Spoločnosti skupiny Volkswagen, ktoré poskytujú služby pre Volkswagen AG (napr. IT služby na prevádzku a podporu náborového systému)
• Poskytovatelia služieb (horúca linka pre uchádzačov, úlohy spracovania osobných údajov v procese náboru)
• Poskytovatelia služby Backgroud check
• Poskytovatelia hostingových služieb (napr. poskytovanie softvéru pre online výberové konania) konania)

V rámci systémových a podporných činností majú zamestnanci spoločnosti Volkswagen Group IT Solutions GmbH (so subdodávateľmi Volkswagen IT Services India Pvt. Ltd., Volkswagen Digital Solutions Unipessoal Lda.) prístup k osobným údajom. Spracúvanie osobných údajov sa riadi zmluvou o spracúvaní osobných údajov (DPA) medzi spoločnosťami Volkswagen AG a Volkswagen Group IT Solutions GmbH. Zmluvy o spracúvaní osobných údajov boli uzatvorené aj medzi spoločnosťou Volkswagen Group IT Solutions GmbH a jej subdodávateľmi.

Prenos do tretích krajín

Ak prenos osobných údajov do tretích krajín, ktoré nezaručujú dostatočnú úroveň ochrany osobných údajov, nie je založený na výslovnom súhlase dotknutej osoby alebo na zmluve uzavretej s dotknutou osobou, uzatvorí ŠAS štandardné zmluvné doložky EÚ ako vhodnú záruku.

K) Zmluva o spoločnom spracúvaní osobných údajov

V prípade spoločného spracúvania uzavreli zúčastnené strany (spoloční prevádzkovatelia) zmluvu o spoločnom spracúvaní osobných údajov (JCA).

Spracovateľské činnosti v rámci spoločnej zodpovednosti

Funkcia vyhľadávania („Action Search“)

Funkcia vyhľadávania („Action Search“) mapuje komplexný telefónny zoznam v SuccessFactors, v ktorom je možné zobraziť pracovné kontaktné a organizačné údaje v rámci celej skupiny. Na tento účel sa do určeného vyhľadávacieho poľa zadajú akékoľvek kontaktné údaje (napr. priezvisko, meno, e-mail, oddelenie, telefónne číslo) hľadaného zamestnanca alebo kľúčové slovo na konkrétnu tému. Tieto údaje sa v backende cloudu automaticky porovnajú s celým záznamom kmeňových HR údajov v rámci skupiny. Zhody ručne zadaných osobných údajov s existujúcimi osobnými údajmi sa zobrazujú konsolidovane nad vyhľadávacím poľom ako odporúčanie. Následne je možné kliknutím myšou zobraziť ďalšie súvisiace pracovné kontaktné a organizačné údaje pre každú zobrazenú osobu.

Viditeľnosť profilu v module „Recruiting (REC)“

Individuálny profil uchádzača, ktorý je vytvorený na základe kmeňových osobných údajov pri nábore a predvyplnený počiatočnými údajmi o zamestnancovi (napr. meno, e-mail), môže uchádzač dobrovoľne zverejniť pre všetkých náborárov zúčastnených spoločností skupiny na vnútroštátnej úrovni (vo vzťahu ku krajine jeho súčasného bydliska) alebo celosvetovo. To znamená, že profil uchádzača si potom môžu prezerať a brať do úvahy náboroví pracovníci vo všetkých spoločnostiach, bez ohľadu na to, či žiadosti o pracovné miesta vyhovuje profil uchádzača. Nastavenie viditeľnosti profilu môže uchádzač kedykoľvek zmeniť v profile uchádzača s účinnosťou do budúcnosti.

Ak je nastavenie viditeľnosti profilu zvolené na národnej alebo celosvetovej úrovni, náboroví pracovníci spoločností skupiny Volkswagen uvedení v časti VIII. Zmluvy o spoločnom spracúvaní osobných údajov („Zúčastnené strany a registrované sídlo“) budú mať prístup k osobným údajom vo schválenom profile uchádzača.

Zúčastnené strany a registrované sídlo

Medzi spoločnosťami Volkswagen AG (sídlo vo Wolfsburgu, Nemecko), Audi AG (sídlo v Ingolstadte, Nemecko), Volkswagen Financial Services AG (sídlo v Braunschweigu, Nemecko) a Volkswagen Group Services GmbH (sídlo vo Wolfsburgu, Nemecko) bola uzavretá zmluva o spoločnom spracúvaní osobných údajov (JCA) pre spracovateľské činnosti v rámci spoločnej zodpovednosti. K zmluve sa pripojili aj ďalšie spoločnosti, vrátane ŠAS. Pridružené spoločnosti nájdete tu.

Účely, ktoré sledujú spoloční prevádzkovatelia

Funkcia vyhľadávania („Action Search“)

Účelom funkcie komplexného vyhľadávania je možnosť využívať pracovné kontaktné a organizačné údaje na ďalšie procesy a synergie prostredníctvom prepojenej práce.

Viditeľnosť profilu v module „Recruiting (REC)“

Možnosť dobrovoľného zviditeľnenia profilu uchádzača v iných spoločnostiach skupiny slúži na účely podávania žiadostí o zamestnanie a hľadania zamestnania medzi spoločnosťami.

Kategórie osobných údajov

Funkcia vyhľadávania („Action Search“)

Pri používaní funkcie komplexného vyhľadávania sa spracúvajú pracovné kontaktné a organizačné údaje.

Viditeľnosť profilu v module „Recruiting (REC)“

V rámci medzipodnikovej viditeľnosti profilu uchádzača sa spracúvajú nasledujúce osobné údaje alebo kategórie osobných údajov:

• Kmeňové údaje/osobné informácie (napr. titul, meno, súkromné kontaktné údaje).
• Údaje o žiadosti (napr. životopis, ako aj prílohy pridané k profilu, napr. referencie)
• Informácie o zamestnaní (napr. aktuálny zamestnávateľ, aktuálny pracovný profil, dátum nástupu na aktuálnu pozíciu, typ zamestnanca, ako aj informácie o talente (vlohách, danostiach)
• Informácie o preferovanej značke v rámci skupiny a preferovanom mieste zamestnania
• Informácie o zviditeľnení profilu dotknutej osoby
• Korešpondencia s dotknutou osobou v kontexte zdieľaného profilu uchádzača
• Členstvo v skupine talentov a súvisiace e-mailové kampane

Údaje z odoslaných žiadostí vidí len náborový pracovník, ktorý ich spracúva.

Správa spoločných prevádzkovateľov

Vyššie uvedené spoločnosti prezerajú a spracúvajú osobné údaje spoločne. V prípade spracovateľských činností a operácií preberajú strany (spoločnosti) spoločnú zodpovednosť v zmysle článku 26 ods. 1 prvá veta Nariadenia.

V prípade základných otázok sa dotknutá osoba môže obrátiť na ktorúkoľvek zo spoločností.

Kontaktná osoba v ŠAS

ŠAS dodržiava a plní všetky informačné povinnosti. Dotknuté osoby môžu kontaktovať ŠAS na kontaktoch a adresách uvedených v časti Zodpovedná osoba, kontaktné údaje.

L) Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje sa spracúvajú a uchovávajú len dovtedy, kým existuje príslušný účel alebo kým to predpisuje zákon. V nasledujúcom texte sú pre každý modul uvedené lehoty vzťahujúce sa na uchovávanie a vymazávanie osobných údajov:

Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“

V rámci dohody o cieľoch a priebežnej spätnej väzby sa osobné údaje uchovávajú po dobu 2 rokov. V rámci hodnotenia výkonnosti a kalibrácie sa osobné údaje uchovávajú po dobu 4 rokov. Vývojové ciele sa uchovávajú po dobu 3 rokov. Vymazanie sa uskutočňuje automaticky na základe uložených pravidiel vymazávania alebo, ak je to potrebné, manuálne používateľom alebo podporou v prípade fotografie a spätnej väzby.

Modul „Learning Management System (LMS)“

Finančné dokumenty v súvislosti s kvalifikáciou (napr. vyhlásenie o prevzatí nákladov) sa uchovávajú 15 rokov. Údaje o histórii vzdelávania sa vymažú 10 rokov po odchode z ŠAS. Dočasné pracovné dokumenty, ako sú zoznamy účastníkov a správy o spätnej väzbe, sa vymažú 90 dní po vytvorení. Vymazanie sa uskutočňuje automaticky na základe uložených pravidiel vymazávania alebo, ak je to potrebné, manuálne používateľom alebo podporou v prípade fotografie a spätnej väzby.

Modul "Document Management System (DMS-SF)"

Lehoty na vymazanie dokumentov v rámci DMS-SF sú upravené podľa tried KSU v závislosti od príslušného typu dokumentu. Kvalifikačné certifikáty sa vymazávajú ako súčasť histórie vzdelávania 10 rokov od dátumu uloženia v DMS. Ostatné typy dokumentov na podporu operatívnej činnosti administrátorov vzdelávania, ako sú správy o vzdelávaní a účtovné doklady, sa vymazávajú 3 roky od dátumu uloženia v DMS. Dokumenty na podporu procesov, ako sú vyhlásenia o predpokladaných nákladoch alebo zoznamy účastníkov, sa automaticky vymazávajú po 90 dňoch.

Modul „Recruiting (REC)“

Poskytnuté osobné údaje budú zo systému automaticky vymazané po 180 dňoch od ukončenia výberového procesu. Profil uchádzača sa automaticky vymaže, ak sa dotknutá osoba do svojho profilu neprihlásili dlhšie ako 180 dní. Krátko pred uplynutím tejto lehoty dostane dotknutá osoba automatické upozornenie prostredníctvom e-mailu. Automatické vymazanie sa neuskutoční

• ak sa dotknutá osoba prihlási do svojho profilu v priebehu 180 dní,

• ak je dotknutá osoba v prebiehajúcom (aktívnom) výberovom procese.

Okrem toho má dotknutá osoba možnosť svoje osobné údaje/profil kandidáta v systéme kedykoľvek aktualizovať alebo vymazať.

Svoju žiadosť o zamestnanie môže dotknutá osoba kedykoľvek stiahnuť a/alebo upraviť nastavenia viditeľnosti svojho profilu. Toto bude zohľadnené vo výberovom procese.

Okrem toho môže dotknutá osoba svoj profil kedykoľvek vymazať alebo o to požiadať ŠAS prostredníctvom jobs@volkswagen.de. Bez ohľadu na uvedené môžete tiež uplatniť svoje právo na vymazanie v súlade s nižšie uvedenými právami.

M) Spracúvanie logovacích súborov

Keď dotknutá osoba navštívi webové stránky ŠAS, ŠAS spracúva nasledujúce osobné údaje v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia na základe oprávneného záujmu ŠAS zobraziť dotknutej osobe webovú stránku správne. Osobné údaje sa spracúvajú len dovtedy, kým dotknutá osoba pristupuje na webovú stránku ŠAS:

• IP adresa
• používaný operačný systém
• používaný webový prehliadač
• nastavené rozlíšenie obrazovky, ako aj
• dátum a čas návštevy webovej stránky.

N) Používanie súborov cookies

V rámci SAP SuccessFactors sa používajú rôzne súbory cookies.

Čo sú Cookies?

Cookie je malý dátový súbor, ktorý sa ukladá na pevný disk zariadenia dotknutej osoby a obsahuje údaje, napr. osobné nastavenia stránky a prihlasovacie údaje. Tento dátový záznam vytvára webový server, s ktorým dotknutá osoba nadviazala spojenie prostredníctvom webového prehliadača, a posiela ho dotknutej osobe. Vo všeobecnosti ŠAS používa cookies na analýzu záujmu o webové stránky ŠAS a na zlepšenie užívateľského komfortu webových stránok ŠAS.

Cookies možno v zásade rozdeliť do troch kategórií:

1. Cookies, ktoré sú nevyhnutné pre funkčnosť webovej stránky (tzv. technické alebo nevyhnutné cookies)
2. Cookies, ktoré zvyšujú komfort návštevy webovej stránky, napr. tým, že ukladajú jazykové nastavenia dotknutej osoby (tzv. funkčné cookies).
3. Cookies, na základe ktorých sa vytvára pseudonymizovaný profil používateľa (tzv. analytické cookies)

Ako ŠAS využíva Cookies

Na používanie SAP SuccessFactors sú potrebné „nevyhnutné cookies“, slúžiace na zabezpečenie technickej funkčnosti. Tieto cookies neukladajú osobné údaje ani neumožňujú sledovanie činností dotknutej osoby pri používaní.

Okrem toho ŠAS používa cookies na webových stránkach modulu „Recruiting (REC)“ na analýzu záujmu o webové stránky ŠAS a na zlepšenie užívateľskej prívetivosti a komfortu webových stránok. Webové stránky ŠAS používajú cookies, ktoré zabezpečujú úplnú funkčnosť webových stránok, poskytujú zážitok z prehliadania prispôsobený na mieru dotknutej osoby, a umožňujú ŠAS optimalizovať výkon webových stránok.

Uchovávanie súborov cookies

Druhy cookies možno identifikovať podľa toho, ako dlho sa cookies uchovávajú.

• Session cookies – tieto cookies sú potrebné len počas trvania návštevy webovej stránky ŠAS zo strany dotknutej osoby a vymažú sa alebo sa stanú neaktívnymi, akonáhle zatvoríte webovú stránku ŠAS.
• Trvalé cookies – tieto cookies zostávajú v zariadení dotknutej osoby počas vopred definovaného dlhšieho obdobia. Umožňujú rýchlejší prístup dotknutej osoby na webové stránky ŠAS bez toho, aby dotknutá osoba musela znovu konfigurovať určité nastavenia, napríklad zvolený jazyk.

Cookies tretích strán

Náborové webové stránky môžu obsahovať odkazy na webové stránky, plug-iny a aplikácie tretích strán. Kliknutie na tieto odkazy alebo povolenie týchto prepojení môže umožniť tretím stranám zhromažďovať alebo zdieľať osobné údaje dotknutej osoby. ŠAS nekontroluje uvedené webové stránky tretích strán a nezodpovedá za ich obsah, bezpečnosť ani zásady používania súborov cookies. ŠAS odporúča dotknutej osobe, aby si skontrolovala zásady ochrany osobných údajov, súborov cookies a bezpečnosti každej webovej lokality alebo služby sociálnych médií, ktorú dotknutá osoba navštívi alebo do ktorej sa prihlási.

ŠAS upozorňuje, že počas návštev webových stránok ŠAS si dotknutá osoba môže všimnúť niektoré súbory cookies, ktoré nesúvisia so spoločnosťou ŠAS alebo jej dodávateľmi. Keď dotknutá osoba navštívi stránku s vloženým obsahom z Youtube, môžu sa jej zobraziť súbory cookies z týchto webových stránok. ŠAS tieto súbory cookies nekontroluje. Viac informácií o týchto súboroch cookies a o tom, ako sa z nich možno odhlásiť sú dostupné na príslušných webových stránkach tretích strán.

Ako vypnúť/zakázať používanie Cookies

Ak si dotknutá osoba želá obmedziť alebo zablokovať súbory cookies nastavené webovými lokalitami ŠAS, môže tak urobiť kedykoľvek a s účinkom do budúcnosti, a to obmedzením alebo zablokovaním súborov cookies prostredníctvom nastavení prehliadača a v správcovi súhlasu s cookies ŠAS. ŠAS upozorňuje, že obmedzenie cookies môže mať negatívny vplyv na používanie webových stránok ŠAS dotknutou osobou. Odkaz na správcu cookies je dostupný v každej päte stránok ŠAS.

Ďalšie informácie o cookies používaných v súvislosti s používaním SuccessFactors sú dostupné tu

O) Práva dotknutej osoby súvisiace so spracúvaním osobných údajov

Právo na prístup k údajom

Dotknutá osoba má právo získať od ŠAS potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia.

Právo na opravu údajov

Dotknutá osoba má právo požadovať, aby ŠAS bez zbytočného odkladu opravila jej nesprávne osobné údaje a/alebo aby boli jej osobné údaje doplnené.

Právo na vymazanie osobných údajov

Dotknutá osoba má právo požadovať, aby ŠAS bez zbytočného odkladu vymazal jej osobné údaje, ak budú splnené podmienky čl. 17 Nariadenia (napr. pominul účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvali; bol odvolaný súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov; dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené záujmy na spracúvanie; nezákonné spracúvanie osobných údajov; osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť; údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti adresovanou priamo dieťaťu, a to všetko za predpokladu, že nie sú splnené podmienky pre ďalšie spracúvanie osobných údajov zo strany ŠAS v zmysle Nariadenia).

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov

Dotknutá osoba má právo domáhať sa obmedzenia spracúvania jej osobných údajov, ak budú splnené podmienky čl. 18 Nariadenia (napr. dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov; spracúvanie osobných údajov by bolo protizákonné; ŠAS už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov; dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu osobných údajov).

Právo na prenosnosť údajov

Dotknutá osoba má právo získať od ŠAS osobné údaje, ktoré poskytla do ŠAS, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Takto získané osobné údaje má dotknutá osoba právo preniesť ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby jej v tom ŠAS bránila. Takáto prenosnosť osobných údajov je možná, ak sa osobné údaje dotknutej osoby spracúvali na základe poskytnutého súhlasu alebo na základe zmluvy a ak sa spracúvanie vykonávalo automatizovanými prostriedkami. Ak je to technicky možné, má dotknutá osoba právo na priamy prenos od jedného prevádzkovateľa (od ŠAS) inému prevádzkovateľovi.

Právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré ŠAS vykonáva z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej ŠAS alebo ak je spracúvanie vykonávané na základe oprávneného záujmu ŠAS alebo tretej strany, vrátane namietania proti s tým súvisiacemu profilovaniu. Dotknutá osoba má tiež právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.

Právo odvolať súhlas so spracúvaním

Ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby, je dotknutá osoba oprávnená tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov dotknutej osoby pred odvolaním tohto súhlasu.

Uplatnenie práv voči ŠAS

Ak sa dotknutá osoba rozhodne uplatniť niektoré z vyššie uvedených práv voči ŠAS v súvislosti so spracúvaním jej osobných údajov, môže tak urobiť písomne na adrese ŠAS s uvedením označenia na obálke „Zodpovedná osoba“ alebo elektronicky na emailovej adrese: dpo@skoda-auto.sk alebo osobne na adrese sídla ŠAS, oddelenie právne.

Právo podať sťažnosť dozornému orgánu

Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť dozornému orgánu príslušnému na dohľad nad spracúvaním osobných údajov. Na území Slovenskej republiky je týmto orgánom Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

P) Povinnosť/dobrovoľnosť poskytnúť osobné údaje

Ak je poskytnutie osobných údajov zákonnou požiadavkou, je dotknutá osoba povinná takéto údaje poskytnúť ŠAS. Pokiaľ je poskytnutie osobných údajov zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy medzi dotknutou osobou a ŠAS, je poskytnutie osobných údajov dobrovoľné. Ak dotknutá osoba odmietne ŠAS poskytnúť osobné údaje požadované na základe právnych predpisov alebo osobné údaje, ktoré sú potrebné na uzavretie a plnenie zmluvy, ŠAS odmietne vstúpiť do zmluvného vzťahu s dotknutou osobou alebo poskytnúť dotknutej osobe ňou požadované plnenie alebo vykonať iný úkon, činnosť alebo operáciu požadovanú dotknutou osobou.

Q) Existencia automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

V rámci spracúvania osobných údajov v systéme Hello Success nevyužíva ŠAS rozhodovanie založené na automatizovanom spracúvaní osobných údajov vrátane profilovania.

R) Zmeny Informácie o spracúvaní osobných údajov

ŠAS môže z času na čas zmeniť alebo upraviť Informáciu, najmä za účelom jej zosúladenia v prípade zmien príslušných právnych predpisov alebo zapracovania zmien podmienok spracúvania osobných údajov v súvislosti s používaním Hello Success (napr. právny základ, kategórie údajov, kategórie dotknutých osôb). Aktualizované znenie Informácie bude v dostatočnom časovom predstihu dostupné na miestach uvedených v časti Dostupnosť informácií.

S) Dostupnosť informácií

Informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov o zamestnancoch zo strany ŠAS sú dostupné na intranete v časti GDPR alebo na personálnom pracovisku.

Stav k: 17.01.2025